올인원 협업 툴의 업무관리 효율을 강화했습니다!

 협업 도구 업무 관리 재택 근무 초창기에도! 다들 좋아했어요하지만 중간 관리자인 제 입장에서는 좋게만 볼 수 없었습니다.평소 후배들 서류를 정리해서 피드백 주는 것도 관리가 안 될 때가 많았는데 집에서 일한다고 이게 잘 될까 싶더라고요.

하지만현재재택8개월째,업무관리의효율성이높아져서일에집중하고있습니다.

분명히 과장급 다른 회사 친구들의 말을 들으면 "애들 근무 태만인가 봐" 아니면 "얘 서류는 왜 이렇게 널려 있지? 빼앗기 힘들다' 등 어려운 일 투성이라고 느껴졌지만! 우리 회사만은 조용히 팀 업무가 밀리지 않도록 진행하고 있었거든요.

오히려 외부 고객사로부터 과장님이 이 시기에 사무실에서 일하세요? 매번 제 시간에 맞춰 줘서 감사합니다라는 긍정적인 피드백이 들려와 후배들이 일을 하고 싶다고 했을 정도.어쩌면 지금까지 협업 툴인 '들레이'를 사용하여 비대면 사무처리가 원활했던 덕분이 아닌가 싶습니다.

240일 전만 해도 회사에서 해당 도구를 왜 쓰나 싶었어요.하지만 증가 추세에 있는 확정자 수 때문에 전 직원이 불안해 했고, 결국 인사팀과 경영이사가 나서서 관련 도구를 조사하게 된 것입니다.그 결과 우리는 경기도 관내 설립 7년차 스타트업이면 무상으로 사용할 수 있는 dooray를 사용하게 되었습니다.

그러면서 저 같은 과장급은 업무 지시용 노트북을 같이 가지고 왔는데요.별도의 설치 없이도 웹상에서 직접 접속할 수 있다는 점이 편리했습니다.이것저것 만져보면서 기능을 익혔어요생각보다 괜찮다고 생각했어요그리고 이걸 실제로 경험하게 됐죠!

이 과정에서, 저는 세 가지 장점을 발견했는데요!

첫 번째는 협업 툴로 프로젝트 단위의 구성, 업무 지시를 쉽게 할 수 있었다는 점이었습니다.2021년 3월 3일부터 자택으로 들어간 저는 안양지점과 연락이 있었는데요.

그때 @멘션에서 업무 담당자를 쉽게 배치할 수 있었습니다.클릭 한 번에 본사 대리부터 주임, 지점장 모두 담당자 참조자 개별업무 등 내 일에 맞게 배열했으니까요!직무별로 담당 업무를 한눈에 알 수 있기 때문에 적시에 일을 맡은 만큼 나눠줄 때도 불편하지 않았습니다.

뿐만 아니라 팀별로 맡은 업무 트래킹도 간단했습니다.우선순위와 진행상태가 태그 등으로 표시되어 있어 바로 파악할 수 있었습니다.그리고 모든 데이터를 최종적으로 취합해서 부서장에게 보고할 때 사용하는 엑셀도 1인 편집 기능으로 웹상에서 편집해서 제출할 수 있었습니다.

보통 MS Office 나 한컴오피스는 따로 얻어야 쓰는데! 해당 툴에는 라이선스가 적용되고 설치가 필요없어서 마음에 들었습니다. 팀 차원의 업무 효율도 강화되었습니다!

이런 점 때문에 저희는 팀 내 처리 업무가 밀리는 일이 별로 없었습니다후배들이낸초안을수정,보완해서보고하는것도사무실에서근무하는것처럼순조롭더라구요!이런줄알았으면그때왜남의말만듣고집에서업무를하는것을무서워할까요?

그런 생각이 들 정도로 저와 팀원들, 상사 여러분 모두 재택 업무를 편리하게 잘 하셨습니다.3개월 째에 이르렀을 때는 팀 전원이 익숙해져 버려서, 저녁 6시경에 로그아웃 할 수 있었습니다!이렇게 빨리 마감시간을 지킬 수 있었다니, 놀라웠어요!

두 번째로 좋았던 점은 협업 툴 메신저의 편의성이었습니다.요즘은 팀별로 메신저 채팅방을 열어 업무 내용을 소통하는 게 기본이죠?하지만 사무실에서는 메신저와 인트라넷이 따로 돼 있어 화상회의를 열거나 외부 인사와의 온라인 미팅을 갖기가 힘들었습니다.

하지만 재택근무용 도구를 도입하니 불편함이 훨씬 덜해졌습니다.메신저 중 최대 30명이 참여할 수 있는 화상 회의 룸을 열 수 있었습니다.외부인들도 프로젝트, 정기 협업사항에 맞춰 초대하기도 쉬웠어요!덕분에 저희는 경기고용청, 대한상공회의소 등 공공기관과의 소통을 원활하게 할 수 있었습니다.

사내 회의도 마찬가지였어요!화이트보드에서 주요 안건을 메모하고 화면 공유 기능으로 협력하라는 안내를 받았습니다.중요한 구간은 녹화를 해서 정확한 일 처리에 사용할 수 있었다구요!

아! 이 기능도 빠질 수 없어요! 외부출장을갈때는모든것과연동되는모바일앱을시작하여팀원들과언제,어디서나실시간으로소통할수있었습니다.그 덕분에 경기 남부 지점을 순회할 때 부장님이 지점장들에게 전해 달라는 사항을 빠짐없이 통지했습니다.

그 결과 본사가 재택으로 운영되었음에도 오프라인 지점에서 열린 중요한 행사를 연기 없이 무사히 마칠 수 있었습니다.그리고 사용자 피드백을 챙겨보니 대부분 이번 일정이 마음에 들었다며 다음에도 한 번 더 열어달라는 긍정적인 답변이 많더군요!

좋았던 점 하나 더 알려드리자면! 프로그램으로 메일과 일정관리도 편하게 할 수 있었습니다.메일 내용을 업무사항으로 바로 등록해서 제때에 처리할 수 있었고, 기관별로 자동 분류되어 외부 직원과의 업무 협조도 때에 맞게 다 처리할 수 있었거든요!

그리고 공유 캘린더! 저같은 경우에는 구독형 스케줄러 앱을 사용했는데 해당 툴은 제 것과 연동해서 부서/사업부의 중요사항/이사 피드백 등을 쉽게 확인하게 되었습니다!G사의 달력이나 스마트폰에 있는 달력 앱을 사용하시는 분들도 편하게 데이터를 연동해서 사용할 수 있으니까! 확인하세요!

이렇게 다양한 기능을 사용하다 보면 업무의 효율성이 높아진다는 것을 알게 됩니다.그러니까 재택은 마냥 두려워할 것이 아니라! 어떤 프로그램을 어떻게 쓰느냐에 따라 좋을 수 있다는 것을 경험으로 배웠습니다.

지난번에는 5시 30분에 일을 모두 마치고 여유로운 저녁 시간을 보낸 적도 있었어요. 푹 자고 일어나면 피로도 풀리니까, 쾌적한 아침도 맞이하고 있어요.

올해를 사무실에서 보내는 게 아니라 집에서 마무리하게 돼서 아쉬워요하지만 저희 인사팀이 도구를 너무 잘 골랐기 때문에 그 어느 때보다 즐겁게 일하면서 후배들에게 업무 지시를 내리고 있는데요!

우리가 사용하는 협업 툴은 서울대학교, KAIST, 현대오일뱅크, HDC 전 계열사에 도입이 되어 지금도 활발하게 협업하고 있다고 합니다.그래서 저는 요즘 "불구속 잘하고 있어?" 우리 회사 다음 달부터 집에서 일한대 좋은 도구가 없느냐고 묻는 친구들에게 널리 알리고 있다.

그 덕분에 과장이 된 후, 근무시간의 효율성이 높아지고, 저녁에 있는 생활을 하면서 자기계발도 할 수 있게 되었으니까요!

언제까지 재택을 할지는 아직 모르겠지만!협업 툴을 만난 덕분에 중간 관리자로서 업무 지시를 내리고, 자신의 일을 할 때 편안함을 느낍니다.효율적인 프로그램의 장점과 묵묵히 따라와 주는 팀원들 덕분입니다!

최근에는 기존에 강점 기능이었던 협업 프로젝트 관리, 이메일, 메신저에 더해 진화된 결재 시스템, 더 디테일한 직원 근무관리, 설문조사와 홈관리까지 추가로 할 수 있을 예정입니다!저처럼 집에서 일하게 되시는 분들에게 유용하다고 말씀드리고 싶습니다.

무상으로 체험이 가능하다고 하기 때문에 재택근무 도입을 고려하고 있다면 홈페이지에서 더 자세히 알아보는 것이 좋다고 생각합니다.

그럼, 사무실로 돌아가는 그날까지, 열심히 일하겠습니다!

Dooray!는 화상 회의, 메신저, 프로젝트, 메일, 캘린더, 전자 결제, 드라이브(온라인 파일 스토리지) 등의 업무에 필요한 서비스를 하나의 플랫폼에 융합하여 제공하는 클라우드 기반의 협업 솔루션입니다.dooray.com

본 포스팅은 업체의 지원을 받았습니다.개인의 솔직함을 담아 작성했습니다.

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